Organizar una comunidad Mozilla

Organizar una comunidad Mozilla puede puede ser muy fácil cuando se es un grupo pequeño, o un dolor de cabeza cuando tienes más colaboradores de los que puedes organizar.

Durante el último año, la comunidad de Mozilla Hispano ha crecido tanto en número de colaboradores como en número de proyectos en curso, por lo que hemos tenido que aprender a manejar desde un grupo pequeño a un grupo de más de 40 personas.

Todo suele ser más o menos fácil de manejar cuando tu comunidad tiene 4 o 5 personas, normalmente cada uno hacer una tarea distinta, enfocándose normalmente en la localización o asistencia a usuarios y para comunicarte usas el correo electrónico o una lista de correo. El problema empieza cuando la comunidad crece y la gente nueva quiere hacer cosas diferentes, tales como difusión, marketing, relaciones con la prensa, control de calidad…

English version.

Trataré de explicar como lo hemos solventado en Mozilla Hispano y espero que pueda ayudar como ejemplo a otras comunidades en el futuro.

Nuestra infraestructura se basa en:

• Meritocrácia: Colaboradores y miembros activos.
• Lista de correo abierta para anunciar los nuevos proyectos.
• Una página donde se explica dónde y cómo puedes colaborar.
• Un programa de mentores.
• Un wiki para organizar las áreas, proyectos, tareas, eventos, reuniones y colaboradores.
• Un servidor de audio mumble para hacer conferencias de audio.
• Un canal de irc en irc.mozilla.org.

Meritocrácia

Las normas de la comunidad son claras y están acordadas por todo el mundo desde un inicio. Somos una meritocrácia como el resto de Mozilla y nos subdividimos en:

• Usuarios: Cualquier que visita la web.
• Colaboradores: Usuarios que colaboran con la comunidad de vez en cuando en diferentes proyectos
• Miembros activos: Un colaborador que ha estado participando en la comunidad de forma activa desde hace al menos 6 meses puede ser propuesto como miembro activo. Tendrá derecho a votar en las decisiones internas que puedan afectar a la comunidad. Si va a estar inactivo o va a dejar de colaborar, siempre se puede volver a ser un colaborador normal.
• Mentores: categoría especial para los colaboradores veteranos que quieren ayudar a los nuevos a conocer y colaborar en la comunidad

Lista de correo

Está alojada en google groups pero en el futuro se debería migrar al mailman de Mozilla. Cualquiera puede suscribirse, en la forma principal de presentarse y estar al día de lo que está sucediendo. Es también el lugar de discusión sobre nuevas ideas o problemas.

Se recomienda enviar los correos a la lista usando una «etiqueta» para una mejora organización:

• [Noticias] Firefox 9
• [Difusión] Proyecto encantamiento
• [Asistencia] Revisar los temas sin solucionar

Página colabora

La página de colabora es la página principal de llegada para los nuevos. Está diseñada para dirigir primero al programa de mentores, lista de proyectos en curso , los recursos para colaboradores y posteriormente listar todas las áreas en las que estamos trabajando.

Programa de mentores

En la página del programa de mentores describimos de forma breve qué es Mozilla Hipano y nuestros valores Mozilla (queremos que la gente entienda que somos una meritocrácia y que no tengamos malentendidos en un futuro). Posteriormente listamos por área, los nombres y correos de los mentores a los que animamos a escribir directamente.

Nos hemos dado cuenta que el contacto directo 1 a 1 es mucho mejor para explicar cómo trabajamos y qué se puede hacer. Queremos que los mentores estén muy activos, asignando o creando proyectos para mantener a la gente nueva activa desde un inicio.

Página de proyectos

Desde ella tienes una vista general de qué se está moviendo ahora y en un futuro. Amplio esto más abajo.

Recursos para colaboradores

Esta página lista todas las herramientas que usamos, cómo darse de alta en la lista de correo, cómo crear una cuenta en nuestro wordpress para publicar artículos, nuestro planet, redes sociales, irc, eventos, servidor de audio o cómo crear contenido en el wiki.

Un wiki para organizarlos a todos

Desde el inicio del proyecto, hemos estado usando el wiki como herramienta para detallar cómo trabajamos y listar a los colaboradores, pero la manera «estática» que usábamos no era suficiente para organizar docenas de nuevos colaboradores. Siguiendo el ejemplo de organización wiki de Mozilla Reps, mejoramos nuestra instalación de mediawiki para usar datos semánticos: Semantic Mediawiki y Semantic Mediawiki Forms. Usando estas herramientas podemos compartir información entre páginas del wiki.

Página de perfil

Una vez que un colaborador crea una cuenta en el wiki, puede rellenar la información de su perfil con datos tales como nombre, foto, país, áreas en las que quiere colaborar, correo, página web, twitter… Mozilla está formado por personas, y queremos que todo el mundo lo vea cuando visite nuestra página.

Esta es una página muy importante para hacer un seguimiento de todo el mundo que está trabajando en la comunidad ya que ésta página mostrará «automágicamente» todos los proyectos, eventos, reuniones, y tareas pendientes que tenga el usuario.

Áreas

Intentamos imitar la división de Mozilla: Noticias, asistencia, Labs, difusión, control de calidad y administración técnica. Esto es lo que nos gusta llamar «Una pequeña Mozilla dentro de Mozilla».

Cada área tiene un miembro activo a cargo para organizar y guiar a la gente interesada en colaborar en ese área.

Proyectos

Toda iniciativa es un nuevo proyecto, desde «Localización de AMO» a «Mejorar el diseño del portal» o «Consejos y trucos para principiantes». Cualquiera puede crear un proyecto desde la página con el listado mediante un sencillo formulario.

Cada proyecto tiene un coordinador, un área a la que pertenece, estado (inactivo, en curso o finalizado), personas participando (cualquiera puede añadirse a la lista), objetivo, subproyectos (si fuera necesario), reuniones (más detalles abajo), tareas pendientes y texto libre para describir el estado o añadir enlaces e información al respecto. Los proyectos se listan en la página de su área para darles más visibilidad.

Tareas

Cualquier área o proyecto puede tener tareas, que son pequeños trabajos que se tienen que hacer asignados a un colaborador. No necesitamos una gran infraestructura como bugzilla para estas asignaciones.

Cada tarea tiene su descripción, persona a cargo, fecha límite y estado. Se listan en la página de su área/proyecto correspondiente y también en el perfil de la persona a cargo. Esto último es muy importante ya que sirve como recordatorio para que la gente sepa que tiene algo por hacer 😉

Puedes suscribirte a todas las tareas, las de un área, proyecto y/o a tus tareas personales vía RSS para estar al día.

Reuniones

Para organizar un proyecto, tenemos la posibilidad de crear reuniones. El flujo de trabajo normalmente es así:

• El coordinador del proyecto publica un mensaje en la lista de correo anunciando la reunión y preguntando por personas interesadas y fechas (la mayoría de las veces usamos herramientas como doodle.com)
• Una vez que se ha decidido una fecha, se crea la página de la reunión con toda la información y los asistentes. Se mostrará automáticamente en la página de reuniones, en la del proyecto y en los perfiles de los asistentes.
• Usamos un servidor mumble de audio para las charlas. Hemos observado que usar audio en vez de sólo texto en IRC es más rápido y mejora las relaciones entre los colaboradores. Todas las reuniones son grabadas, subidas y enlazadas en la páginas de su reunión.
• Las notas sobre la charla se añaden a la página de la reunión y se publica un enlace en la lista de correo.
• Usamos irc como canal de apoyo para compartir enlaces y texto durante la charla. El log de irc también se adjunta a la página de la reunión.

Eventos

El seguimiento de eventos se hace también desde el wiki. Se lista cualquier evento al que asiste un colaborador, incluso si no está organizado por un mozillero. Se rellenan con fechas, lugar, organizador, número de asistentes, página web y colaboradores asistiendo para que así se liste también en los perfiles de usuario.

Es una forma genial para saber dónde están yendo los colaboradores de la comunidad y tener información sobre la presencia de Mozilla en estos eventos.

Notas finales

Esta es la forma que nos funciona a nosotros, y creemos que puede funcionar para otras comunidades. Siguiendo ésta organización hemos conseguido:

• Mejorar las relaciones personales entre colaboradores.
• Todo el mundo sabe qué está pasando y quién hace qué.
• Las ideas ya no se pierden en un limbo de correos.
• La gente nueva sabe dónde ir y a quién preguntar para empezar a participar.
• Los nuevos colaboradores tienen cosas que hacer desde el día uno y su trabajo es visible y público para el resto de la comunidad.

Y recuerda, la clave para el crecimiento de una comunidad es tener colaboradores de diferentes perfiles y motivarlos, ¡hazles ver que tanto ellos como su trabajo es parte de la comunidad! No enfoques tu comunidad sólo en localización, la mayoría de la gente quiere ayudar con difusión, creación (música, vídeo, imagen) u otros temas creativos, la mayoría de los futuros colaboradores te encontrarán a través de una red social, ¡ten presencia allí y mantén a la gente al día!

Nuestra presentación en el Mozcamp 2011 Europe fue un resumen de 10 minutos sobre todo esto 😉

¿Preguntas? Deja un comentario, escríbeme por irc (Nukeador), Twitter o vía email (nukeador arroba mozilla-hispano punto org).

Cómo extra, os dejo la charla de Mozilla Hispano sobre organización comunitaria en el MozCamp Europe 2011: